شرح وظایف مدیر دفتر رییس

تعداد بازدید:۹۹۵۲

اصول و شرح وظایف پست های سازمانی جهاد دانشگاهی (حوزه ریاست)

 

عنوان واحد سازمانی : دفتر ریاست

کد واحد سازمانی : 1-1-1

عنوان پست سازمانی : مدیر دفتر رئیس

شماره پست: (11101)

  1. دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی مربوط به حوزه ریاست
  2. تنظیم کارتابل های دستی و الکترونیکی مربوط به نامه های صادره و وارده جهاد و شورایعالی انقلاب فرهنگی
  3. ثبت پی نوشتها و دستورات مکتوب و شفاهی رئیس جهاد در دفاتر مربوطه و ابلاغ آنها به اشخاص و واحد های مربوطه و پیگیری تا حصول نتیجه نهایی
  4. تنظیم برنامه‌های روزانه(جلسات، ملاقاتها، بازدیدها، سفرها و ...) ریاست جهاد دانشگاهی
  5. تهیه پیش نویس نامه‌ها، مستندات، بخشنامه ها و آیین نامه های مورد نیاز ریاست جهاد دانشگاهی
  6. پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط به حوزه ریاست
  7. بررسی و پیگیری نظرات و پیشنهادات مدیران و پرسنل جهاد دانشگاهی و انعکاس آن به مقامات و مسئولین مربوطه
  8. همکاری و هماهنگی در خصوص تلفیق و تلخیض گزارشات و مستندات مختلف و ترجمه متون داخلی و خارجی با همکاری واحدهای ذیربط  
  9. اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط در زمان مناسب و کیفیت مطلوب به ریاست جهاد دانشگاهی
  10. بررسی دستور جلسات کمیسیون های ذیربط جهاد به لحاظ جمع آوری مدارک و سوابق مربوط با همکاری واحدها و مسئولان ذیربط
  11. هماهنگی با واحدهای ذیربط در تهیه و تنظیم پیام‌های ریاست جهاددانشگاهی جهت همایشها، هم اندیشی‌ها و سایر مناسبت‌ها
  12. ایجاد هماهنگی و انجام کلیه امور مربوط به مشاورین ریاست جهاد و برنامه ریزی و ساماندهی جهت دریافت نظرات و پیشنهادات آنها و ارائه به ریاست جهاد
  13. نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
  14. ازائه خدمات دریافت و ارسال پیام های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
  15. مدیریت و ایجاد هماهنگی و انجام امور پشتیبانی مشاورین ریاست جهاد و برنامه ریزی و ساماندهی جهت دریافت نظرات و پیشنهادات آنها و ارائه به ریاست جهاد
  16. برقراری ارتباط و تعامل مستمر با مشاورین حقیقی و حقوقی جهاددانشگاهی در چارچوب وظایف محوله
  17. همکاری و مشارکت با مشاورین به جهت جمع‌آوری اطلاعات وبرقراری ارتباطات‌کاری و سازمانی و سایر امور ارجاعی به ایشان
  18. انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

شرایط احراز

حداقل سابقه کاری: براساس دستورالعمل تعیین نوع پست سازمانی ،‌ شرایط احراز مشاغل و نحوه محاسبه تجربه مفید

مهارت ها و توانمندی های تخصصی مورد نیاز:

آشنایی با رایانه و اینترنت و مهارتهای ICDL ، مهارتهای امور اداری و دفتری، فن بیان و مذاکره، مدیریت زمان، مدیریت جلسات

رشته های تحصیلی مرتبط: