ضوابط و مقررات مکاتبات خارجی و صدور ویزا برای مهمانان خارجی
[1] نظر به ضرورت تاکید مجدد بر نوع و روش برقراری ارتباط با سفارتخانه ها و مراکز و نمایندگی های خارج از کشور، بدینوسیله مجموع ضوابط مندرج در قوانین جهاد دانشگاهی جهت استحضار تقدیم میگردد(در فایل پیوست). متاسفانه علیرغم تاکیدات مکرر این دفتر بعضا مشاهده میگردد همکاران محترم خارج از عرف و ضوابط حاکم، اقدام به برقراری ارتباط سازمانی با مراجع فوق نموده اند که عدم رعایت این مهم تبعات سویی را به همراه داشته است.
توضیح اینکه در خصوص درخواست های صدور ویزا رعایت بندهای زیر ضروری می باشد:
1. درخواستها باید حداقل یک ماه پیش از تاریخ مورد نظر به دفتر بین الملل ارسال گردد، در غیر اینصورت با توجه به حجم بالای کار دفتر، این دفتر هیچ مسئولیتی برای صدور ویزا نخواهد داشت(برای مهمانان از کشورهای آمریکا، کانادا و انگلستان باید حداقل از دو ماه قبل از تاریخ ورود درخواست صدور ویزا به دفتر بین الملل ارسال گردد و فرمهای مربوطه تکمیل گردد.)
2. درخواستها فقط و فقط به امضای رئیس واحد باشد و در پایان درخواست باید هدف از سفر مهمان و تعهد در قبال مهمانان خارجی دقیقا مطابق با نمونه جمله تعهد وزارت خارجه ذکر شود، نمونه جمله در ذیل می باشد:
اینجانب متقاضی درخواست روادید متعهد می شوم نامبرده در طول مدت اقامت در ایران مسائل اخلاقی و شئونات اسلامی و قوانین و مقررات حمهوری اسلامی ایران را رعایت نموده ومطالب فوق را با دقت و صداقت تکمیل شده و مسئولیت هر گونه اشتباه به عهده اینجانب می باشد.
3. فرمهای پیوست میبایست به طور کامل و دقیق تکمیل شود و در صورت خالی بودن هر بخش از فرم پیوست، در سامانه وزارت خارجه خطایی ایجاد می گردد که صدور ویزا انجام نخواهد شد.
4. در صورت تغییر محل اخذ روادید از هر یک از کنسولگریهای ایران در کشورهای خارجه به ویزای فرودگاهی باید نامه در خواست تغییر محل اخذ روادید به فردوگاهی به دفتر همکاریهای علمی و امور بین الملل ارسال گردد و به درخواستهای شفاهی پاسخی داده نخواهد شد.
5. اسکن صفحه اول پاسپورت مهمانان میبایست به صورت فایل jpg ارسال گردد، بدیهی است در خصوص سایر فرمتهای ارسالی اقدامی جهت صدور ویزا صورت نخواهد گرفت.