آیین‌نامه مکاتبات جهاددانشگاهی
[1] فصل اول : مکاتبات خارج از جهاد دانشگاهی
ماده 1: هرگونه مکاتبه اداری با مقام معظم رهبری, رئیس جمهوری اسلامی, رئیس مجلس شورای اسلامی, رئیس قوه قضائیه, رئیس دیوانعالی‌کشور, رئیس مجمع تشخیص مصلحت نظام, معاونان ریاست جمهوری, شورای نگهبان, وزراء و بالاترین مقام نهادهای انقلاب‌اسلامی یا سازمانهای مستقل درسطح کشور از جانب جهاددانشگاهی, تنها از طریق رئیس جهاد دانشگاهی یا رئیس هیأت امناء مجاز خواهد بود.
تبصره 1 : در غیاب رئیس جهاد دانشگاهی مکاتبات با امضای فردی که از سوی رئیس انتخاب می‌شود, صورت می‌گیرد.
تبصره 2 : معاونان رئیس جهاد دانشگاهی و رؤسای واحدها در صورت اضطرار می‌توانند با هماهنگی و مجوز رئیس جهاد دانشگاهی حسب مورد با مقامات موضوع این ماده به استثنای مقام معظم رهبری و رؤسای سه قوه مکاتبه نمایند.
تبصره 3 : ارسال رونوشت مکاتبات موضوع تبصره 2 ماده 1 توسط رؤسای واحدها جهت اطلاع رئیس جهاد دانشگاهی الزامی است.
ماده 2 : مکاتبه اداری در سطح معاونان وزارتخانه‌ها, نهادها و سازمانها در سطح کشور و استانداران, مدیران‌کل استانها و رؤسای کمیسیونها و نمایندگان مجلس شورای اسلامی از جانب جهاد دانشگاهی از طریق معاونان رئیس جهاد و رؤسای واحدهای جهاد دانشگاهی مجاز خواهد بود.
ماده 3 : مکاتبه اداری با رؤسای سازمانها و ادارات در سطح استان توسط معاونان واحدهای جهاد دانشگاهی و با هماهنگی رئیس واحد و در چارچوب وظائف خاص حوزه فعالیت خود مجاز است.
تبصره : مؤسسات و شرکتها وابسته به جهاد دانشگاهی در چارچوب مقررات خود می‌توانند مکاتبه داشته باشند.
ماده 4 : مکاتبه اداری مدیران کل در دفترمرکزی با مقامات همطراز خود در خارج از جهاد دانشگاهی در حدود و وظائف مجاز خواهد بود.
تبصره : مدیرکل حوزه ریاست با مجوز رئیس جهاد دانشگاهی از محدودیت پیش‌بینی شده مستثنی است.
ماده 5 : مدیران مراکز و گروه‌های پژوهشی و آموزشی و مدیران مسئول و سردبیران نشریات علمی و فرهنگی دارای مجوز, با تفویض اختیار رئیس واحد ذیربط می‌توانند حداکثر تا سطحی که معاونان واحدها مجاز هستند در چار چوب وظائف خاص خود مکاتبه نمایند.
فصل دوم : مکاتبات در داخل جهاد
ماده 6 : مکاتبه واحدها با رئیس جهاد دانشگاهی فقط از طریق رؤسای واحدها مجاز خواهد بود.
تبصره : مکاتبه روسا و معاونین واحدهای جهاد دانشگاهی با معاونان جهاد دانشگاهی بلامانع است.
ماده 7 : مکاتبه مدیران‌کل دفترمرکزی با رؤسای واحدها و معاونین آنها در حدود وظائف مجاز است.
ماده 8 : مکاتبه دبیران هیأت‌امناء، شورای علمی، شورای هماهنگی, کمیسیون مرکزی ارتقاء و شوراها و کمیسیون‌های مشابه در داخل جهاد و در حدود وظائف و اختیارات تعیین شده از سوی مراجع ذیربط مجاز است.
فصل سوم : مقررات مختلف
ماده 9 : معاونان جهاد دانشگاهی و رؤسای واحدها می‌توانند یک نفر را به عنوان جایگزین معرفی نمایند تا در صورت لزوم در غیاب وی مکاتبات حوزه مربوط را از طرف معاون یا رئیس واحد امضاء نماید.
تبصره : مسئولیت کلیه مکاتبات کماکان به عهده معاون یا رئیس واحد ذیربط است.
ماده 10: مکاتبات جهاد دانشگاهی درکلیه سطوح باید صرفاً با ذکر نام و نام خانوادگی و عنوان کامل مسئولیت مربوط صورت گیرد.
ماده 11: هر واحد جهاد دانشگاهی دارای یک مهر با آرم جهاد دانشگاهی و عنوان «واحد» خواهد بود و مکاتبات در سربرگ متحدالشکل با آرم جهاد دانشگاهی انجام خواهد شد.
تبصره 1 : تأیید سر برگ و مهر واحدها و مراکز خدمات فرهنگی, آموزشی و تخصصی بر عهده معاونت پشتیبانی دفترمرکزی جهاد دانشگاهی است.
تبصره 2 : «چگونگی استفاده از مهرهای آنی، فوری و...» همچنین « نحوه شماره‌گذاری و بایگانی مکاتبات» توسط معاونت پشتیبانی دفترمرکزی تعیین و اعلام خواهد شد.
ماده 12: مراکز خدمات فرهنگی، آموزشی و تخصصی که دارای مجوز از معاونتهای ذیربط در دفترمرکزی هستند می‌توانند با هماهنگی دفترمرکزی از مهربدون استفاده از نام و نشان جهاد دانشگاهی و از سربرگ با ذکر وابستگی به واحد ذیربط استفاده نمایند.
ماده 13: پژوهشکده‌ها و سازمان دانشجویان جهاد دانشگاهی دراین آیین‌نامه مشابه واحدهای جهاد دانشگاهی تلقی می‌گردند.
ماده 14: کلیه موارد ذکر شده در این آیین‌نامه بر رونوشت مکاتبات نیز نافذ است.
ماده 15: موضوع « مکاتبات و نگهداری اسناد طبقه‌بندی شده» در آیین‌نامه‌ای که براساس ضوابط و مقررات جاری کشور توسط اداره‌کل حراست تدوین و به تصویب رئیس جهاد دانشگاهی خواهد رسید، پیش‌بینی خواهد شد.
ماده 16: با متخلفین از این آیین‌نامه مطابق مقررات و قوانین مربوط به تخلفات اداری رفتار خواهد شد.
ماده 17: پس از تصویب و ابلاغ این آیین‌نامه، کلیه مقررات مغایر با آن از درجه اعتبار ساقط است.
ماده 18: این آیین‌نامه در 18 ماده و 9 تبصره در جلسات سی نهم و چهلم هیأت امناء جهاد دانشگاهی (25/12/77 و 8/3/78) به تصویب رسید و از تاریخ ابلاغ قابل اجرا است.
[1]- این آیین‌نامه طی بخشنامه شماره 3700/10/20 د مورخ 12/3/1378 به واحدهای جهاد دانشگاهی ابلاغ گردیده است.