دستورالعمل نحوه رسیدگی به شکایات در جهاد دانشگاهی
[1] رسیدگی به شکایات یکی از دغدغه‌های مدیریت جهاد دانشگاهی است و انجام صحیح این امر ضمن ایجاد رضایت سازمانی می‌تواند اعضا و مدیران را در انجام صحیح وظائف کمک نموده و به اصلاح و بهبود رفتار در مجموعه منجر گردد. به همین منظور در ساختار جهاد دانشگاهی این موضوع در وظائف برخی از حوزه‌ها گنجانده شده است.
با توجه به وظائف مندرج در ساختار جهاد دانشگاهی و به منظور هماهنگی در رسیدگی به شکایات و ایجاد بایگانی متمرکز به منظور بهره‌برداری مناسب از آن، لازم است تمامی شکایات از یک مرجع عبور نماید. لذا مناسب است مرجع مذکور اداره کل حوزه ریاست باشد (اقدامات اداری از طریق اداره بازرسی صورت می گیرد). البته پاسخگوئی به شکایت توسط مسئولین حوزه‌ها بوده و لیکن مدیریت و راهبری شکایات و تهیه و تنظیم گزارش مربوط بر عهده اداره کل حوزه ریاست است.
برای روشن شدن نحوه رسیدگی به شکایات لازم است فرایند آن مشخص گردد. این فرایند شامل تقسیم‌بندی شکایات، مراجع پاسخگوئی و جریان عبور شکایات است.
تقسیم‌بندی شکایات:
شکایات در این فرایند به شکل زیر تقسیم‌بندی می‌شود:
1- شکایات مربوط به مسائل استخدامی (اداری و مالی) شامل مسائلی از قبیل تبدیل وضع خدمت، بیمه و بازنشستگی، انفصال و اخراج، بازخرید، حقوق و مزایا و...
2- شکایات و اعتراضات نسبت به وظائف و تخلفات رفتاری اعضاء و مدیران نسبت به یکدیگر (1)
3- اختلافات بین مدیران (رئیس، معاونان و مدیران) در واحدهای سازمانی
4- شکایات و اختلافات بین واحدها
5- شکایت اشخاص حقیقی و حقوقی (دستگاه‌های اجرائی و. ..) از واحدهای جهاد دانشگاهی
6- شکایات و ایرادات تخصصی مربوط به حوزه‌های فعالیت
7- شکایات مطروحه در محاکم قضائی (دادگستری، دیوان عدالت اداری، بازرسی کل کشور، هیات‌های تشخیص و حل اختلاف ادارات کار و امور اجتماعی، شوراهای حل اختلاف دادگستری و...)
8- ابهامات و ایرادات سیاسی، اجتماعی، فرهنگی و... در رابطه با نهاد جهاد دانشگاهی(2)
9- شکایات و ایرادات سیاسی و امنیتی در مورد اعضاء جهاد دانشگاهی (3)
مصداق‌های مربوط به موارد (1) و (2) و (3) در پیوست شماره 1 درج شده است.
مراجع رسیدگی کننده:
برای رسیدگی و پاسخگوئی به هر یک از انواع شکایات یک مرجع رسیدگی کننده باید مشخص گردد و آن مرجع باید با هماهنگی دیگر مراجع و معاونت‌ها، رؤسا، مدیران و اشخاص (بر اساس ضرورت) نسبت به بررسی و تهیه پاسخ اقدام نماید. بدیهی است درصورتی که موضوع از طریق تماس‌های غیرکتبی مورد حل و فصل قرار گیرد باید نتیجه کار به اداره کل حوزه ریاست منعکس شود.
در رابطه با این موضوع، مرجع رسیدگی به موضوعات در جدول زیر مشخص شده است.
|
موضوعات |
مرجع رسیدگی کننده |
|
موضوعات بند 1 و 2 و 7 |
معاونت پشتیبانی و امور مجلس |
|
موضوعات بند 3 و 4 و 5 |
معاونت هماهنگی و توسعه |
|
موضوعات بند 6 |
حوزه ذیربط (پژوهش و فناوری، فرهنگی، آموزش، اشتغال و. ..) |
|
موضوعات بند 8 |
اداره کل روابط عمومی |
|
موضوعات بند 9 |
دفتر حراست |
نحوه ورود شکایات و ایرادات به جهاد دانشگاهی:
شکایات و ایرادات از طرق زیر به جهاد دانشگاهی منعکس می‌گردند:
شکایات و ایرادات به نام:
1- جهاد دانشگاهی
2- رئیس جهاد دانشگاهی
3- یکی از حوزه‌های جهاد دانشگاهی
4- یکی از مدیران (معاون، مدیر کل و... ) جهاد دانشگاهی
5- شکایات و ایرادات مندرج در سایتهای الکترونیکی در رابطه با جهاد دانشگاهی(این موارد پس از انعکاس به رئیس جهاد دانشگاهی (بصورت کتبی) همانند بند 1 یا 2 خواهد بود.)
نحوه ارجاع شکایات به جهاد دانشگاهی:
با توجه به نحوه ورود شکایات به جهاد دانشگاهی ارجاع شکایات به ترتیب زیر می باشد:
1- در صورتیکه نامه به نام جهاد دانشگاهی یا به نام رئیس جهاد دانشگاهی باشد، شکایت مربوط به رئیس جهاد دانشگاهی ارسال می‌گردد و رئیس پس از مطالعه آن را برای اداره کل حوزه ریاست ارسال و این اداره کل با تفکیک و مشخص نمودن نوع شکایت، آنرا به مرجع رسیدگی کننده ارجاع می‌نماید.
2- در صورتیکه نامه به نام یکی از حوزه‌های جهاد دانشگاهی باشد، شکایت مربوط به معاون مربوط ارسال می‌گردد و معاون پس از مطالعه در صورتیکه مرجع رسیدگی کننده موضوع، همان حوزه باشد ضمن ارسال یک کپی از شکایت به اداره کل حوزه ریاست، آنرا در حوزه برای رسیدگی و تهیه پاسخ به جریان می‌اندازد و در صورتیکه مرجع رسیدگی کننده موضوع، حوزه دیگری باشد آنرا برای اداره کل حوزه ریاست به منظور اقدام و پیگیری ارسال می‌نماید.
3- در صورتیکه نامه به نام یکی از مدیران (معاون، مدیر کل و. .. ) جهاد دانشگاهی باشد، شکایت به مدیر مربوط ارسال می‌گردد و مدیر پس از مطالعه آنرا به معاون حوزه ارسال و مطابق بند 2 اقدام می‌گردد.
نحوه رسیدگی به شکایات ارسال شده به مراجع رسیدگی کننده:
مراجع رسیدگی کننده باید پس از دریافت شکایت نسبت به بررسی موضوع اقدام نموده و پاسخ لازم را برای شاکی تهیه نمایند. بدیهی است در این بررسی باید ضمن توجه به مقررات و رعایت عدل و انصاف و همچنین با تعامل مناسب با شاکی، مدیران ذیربط (رئیس و معاون واحد ذیربط)، معاونت مربوط در دفتر مرکزی (در صورت ارتباط موضوع) و همچنین با معاونت هماهنگی و توسعه پاسخ مستدل تهیه و به شاکی اعلام گردد.
قابل توجه است که یک نسخه از پاسخ باید برای درج در سوابق به اداره کل حوزه ریاست ارسال گردد.
در نمودار شماره 1 نحوه ارجاع و رسیدگی به شکایات نشان داده شده است.
ملاحظات:
1- در صورتیکه شکایت از مرجع رسیدگی کننده (حوزه یا مدیران آن) باشد در این صورت موضوع باید به تشخیص رئیس جهاد دانشگاهی به یک مرجع دیگر برای رسیدگی داده شود.
2- مسئولیت پیگیری شکایات تا حصول نتیجه بر عهده اداره کل حوزه ریاست است. لذا نتیجه هر یک از بررسی‌های صورت گرفته باید توسط مرجع رسیدگی کننده به این اداره کل منعکس گردد.
3- با توجه به محرمانه بودن موضوعاتی که به دفتر حراست ارجاع می‌گردد، گزارش نتایج بررسی اینگونه موارد برای رئیس جهاد دانشگاهی ارسال می‌گردد و الزامی به ارسال نتیجه به اداره کل حوزه ریاست نیست.
4- به منظوردرج سوابق در پرونده های موجود دردفتر حراست، لازم است یک نسخه از شکایات و نتایج بدست آمده، از طریق اداره کل حوزه ریاست به آن دفتر ارسال گردد.
5- به منظور در جریان قرار داشتن رئیس جهاد دانشگاهی از وضعیت شکایات، اداره کل حوزه ریاست گزارش خلاصه شده‌ای از شکایات و نتایج بدست آمده (به صورت دوره‌ای)، تهیه و به رئیس جهاد دانشگاهی تحویل می نماید.
این دستورالعمل با یک پیوست و یک نمودار در تیرماه 1389 به تائید رئیس جهاد دانشگاهی رسید.
پیوست شماره 1
مصداق‌های مربوط به تقسیم‌بندی شکایات
|
موارد مربوط به (1) |
موارد مربوط به (2) |
|
1-اعمال و رفتار خلاف شئون شغلی یا اداری 2- نقض قوانین و مقررات مربوط 3- ایجاد نارضایتی در ارباب رجوع یا انجام ندادن یا تاخیر در انجام امور قانونی آنها بدون دلیل 4- ایراد تهمت و افتراء، هتک حیثیت 5- اخاذی 6- اختلاس 7- تبعیض یا اعمال غرض یا روابط غیراداری در اجرای قوانین و مقررات نسبت به اشخاض 8- ترک خدمت در خلال ساعات موظف اداری 9- تسامح در حفظ اموال و اسناد و وجوه دولتی، ایراد خسارات به اموال دولتی 10- تکرار در تاخیر ورود به محل خدمت یا تکرار خروج از آن بدون کسب مجوز 11- سرپیچی از اجرای دستورهای مقامهای بالاتر در حدود وظایف اداری 12- کم کاری یا سهل انگاری در انجام وظایف محول شده 13-سهل انگاری روسا و مدیران در ندادن گزارش تخلفات کارمندان تحت امر 14- ارائه گواهی یا گزارش خلاف واقع در امور اداری 15- گرفتن وجوهی غیر از آنچه در فوانین و مقررات تعیین شده یا اخذ هرگونه مالی که در عرف رشوه خواری تلقی می‌شود. 16- تسلیم مدارک به اشخاصی که حق دریافت آن را ندارند یا خودداری از تسلیم مدارک به اشخاصی که حق دریافت آنرا دارند. 17- تعطیل خدمت در اوقات مقرر اداری 18- رعایت نکردن حجاب اسلامی 19- رعایت نکردن شئون و شعایر اسلامی 20- داشتن شغل دولتی دیگر به استثنای سمتهای آموزشی و تحقیقاتی 21- هرنوع استفاده غیرمجاز از شئون یا موقعیت شغلی و امکانات و اموال دولتی 22- دست بردن در سوالات، اوراق، مدارک و دفاتر امتحانی، افشای سوالات امتحانی یا تعویض آنها 23- دادن نمره یا امتیاز، برخلاف ضوابط 24- غیبت غیر موجه به صورت متناوب یا متوالی 25- سوء استفاده از مفام و موقعیت اداری |
ابهامات و ایراداتی که در رابطه با نهاد جهاد دانشگاهی در موضوعات سیاسی، اجتماعی و فرهنگی در رسانه ها ( شامل روزنامه‌ها، مجلات، خبرگزاری ها، سایتها و...) درج می‌گردد. |
|
موارد مربوط به (3) |
|
|
1- افشای اسرار و اسناد محرمانه اداری 2- ارتباط و تماس غیر مجاز با اتباع بیگانه 3- اختفاء نگهداری، حمل، توزیع و خرید و فروش مواد مخدر 0 4- استعمال یا اعتیاد به مواد مخدر 5- جعل یا مخدوش نمودن و دست بردن در اسناد واوراق رسمی یا دولتی 6- توقیف، اختفاء، بازرسی یا بازکردن پاکتها و محصولات پستی یا معدوم کردن آن ها و استراق سمع بدون مجوز قانونی 7- کارشکنی و شایعه پراکنی، وادار ساختن یا تحریک دیگران به کارشکنی یا کم کاری و ایراد خسارت به اموال دولتی و اعمال فشارهای فردی برای تحصیل مقاصد غیرقانونی 8- شرکت در تحصن، اعتصاب و تظاهرات غیرقانونی، یا تحریک به برپایی تحصن، اعتصاب و تظاهرات عیر قانونی و اعمال فشار های گروهی برای تحصیل مقاصد غیرقانونی 9- عضویت دریکی از فرقه‌های ضاله که از نظر اسلام مردود شناخته شده اند. 10- عضویت در سازمانهایی که مرامنامه یا اساسنامه آنها مبتنی بر نفی ادیان الهی است یا طرفداری و فعالیت به نفع آنها 11- عضویت درگروه‌های محارب یا طرفداری و فعالیت به نفع آنها |
[1] - این دستورالعمل طی بخشنامه شماره 6191/89/ ص مورخ 22/4/89 به واحدهای جهاد دانشگاهی ابلاغ گردیده است.