دستورالعمل برگزاری گردهمایی معاونان پشتیبانی جهاددانشگاهی
[1] مقدمه
با توجه به ضرورت ارزیابی مستمر سیاست‌ها و برنامه‌های اجرایی مرتبط با حوزه‌ی معاونت پشتیبانی، انجام مستمر همفکری و هماهنگی بین معاونان پشتیبانی واحدهای تابعه و ستاد این حوزه در دفتر مرکزی برای شناسایی و رفع مشکلات جاری و ارتقای سطح دانش و بینش مدیران شاغل در حوزه‌ی پشتیبانی، این معاونت اقدام به برگزاری دوره‌ای گردهمایی معاونان پشتیبانی جهاددانشگاهی می‌نماید، دستورالعمل جاری با هدف بهره‌گیری هر چه مناسب‌تر از این امکان تهیه و تنظیم گردیده است:
ماده 1 : تعریف
منظور از گردهمایی، تجمع سراسری و دوره‌ای (حداقل یک بار در سال) معاونان پشتیبانی واحدها، پژوهشگاه‌ها، پژوهشکده‌ها، سازمان‌ها، مراکز و پارک‌های تابعه و مدیران و کارشناسان (در صورت لزوم) حوزه‌ی ذیربط در دفتر مرکزی جهاد دانشگاهی است.
ماده 2: اهداف گردهمایی
- تبیین، نقد، اصلاح و معرفی استراتژی‌ها، سیاست‌ها و برنامه‌های حوزه پشتیبانی
- تقویت و توسعه ارتباط میان معاونان پشتیبانی واحدها، پژوهشکده‌ها، سازمان‌ها و مراکز تابعه و مدیران ستادی
- زمینه‌سازی برای آشنایی و توسعه همکاری بین واحدها
- فراهم آوردن بستری مناسب جهت تبادل تجربیات و انتقال اطلاعات
- رفع ابهامات مربوط به اجرای قوانین و مقررات
- معرفی واحدهای موفق و استفاده از تجربیات آنها
- شناسایی اشکالات، نواقص و کاستی‌های فرآیندهای اجرایی پشتیبانی و تبادل نظر جهت رفع آنها
- بررسی مشکلات و علت عدم توفیق بعضی از واحدها و همفکری برای یافتن راه حل رفع مشکلات آنها
- پیشنهاد آموزش‌های بدو و ضمن خدمت برای کلیه اعضای جهاد دانشگاهی
- ارتقای سطح آگاهی معاونان پشتیبانی در حوزه‌ی مسائل و موضوعات مدیریتی
- تشریح و اعلام فرصتها و تهدیدهای پیش روی فعالیتهای حوزه پشتیبانی جهاددانشگاهی
- کمک به بهبود فضای تعامل واحدها با مسئولان استان
ماده 3: ارکان
1ـ3: شورای برنامه‌ریزی
متشکل از اعضای زیر خواهد بود:
- معاون پشتیبانی و مدیریت منابع (رییس شورا)
- مدیران کل ستادی حوزه پشتیبانی
- رئیس واحد میزبان (برگزارکننده)
2ـ3: اهم وظایف شورای برنامه‌ریزی:
- تنظیم سیاست‌های کلی مربوط به برگزاری گردهمایی و نظارت بر نحوه اجرا
- تعیین واحد محل برگزاری گردهمایی
- تصویب کلیات جدول زمانی
- تصویب کلیات مربوط به محتوای گردهمایی
- تعیین سخنرانان افتتاحیه و اختتامیه
- تصویب نحوه و مدت زمان ارائه سخنرانی
- تعیین شخصیت‌های مدعو
- تصویب کلیات مربوط به برنامه‌های جنبی گردهمایی
- تصویب بودجه تفصیلی گردهمایی
- تصویب هدایا و حق الزحمه سخنرانان غیر جهادی
- تصویب کلیات مربوط به اسکان، پذیرایی، ایاب و ذهاب، هدایا، تشویق و ...
- تعیین کارگروه‌های تخصصی
3ـ3: دبیر علمی گردهمایی
مدیر کل دفتر بودجه، تشکیلات و روش‌ها به عنوان دبیر علمی گردهمایی عهده‌دار وظایف ذیل خواهد بود:
- پیشنهاد محور کلی گردهمایی
- پیشنهاد سخنرانان
- پیشنهاد تعداد و محورهای موضوعی کارگروه‌ها
- اداره جلسات گردهمایی
- پیشنهاد هدایای سخنرانان و مدعوین
- پیشنهاد زمان و محتوای سخنرانی
- ارزیابی و مستندسازی گردهمایی
- طراحی و ایجاد وب‌سایت گردهمایی
- تنظیم متن دعوتنامه برای حضور شخصیتها و مدعوین
- تنظیم متن تقدیرنامه از معاونان یا مدیران برتر
- تعیین ترکیب و اعضای کمیته علمی گردهمایی به شرح مندرج در بند 1ـ3ـ3
- برگزاری گردهمایی بر اساس مشخصات عمومی گردهمایی (ماده 5) در حدود وظایف
1ـ3ـ3: کمیته علمی گردهمایی
کمیته علمی گردهمایی توسط دبیر علمی و با هماهنگی شورای برنامه‌ریزی گردهمایی انتخاب و با حکم دبیر علمی گردهمایی منصوب می‌شوند. ترکیب و شرح وظایف اعضای کمیته علمی عبارت است از:
- · مسئول انتشارات با وظایف:
- انتشار برنامه اجرایی گردهمایی (جدول زمانی روزهای برگزاری)
- تهیه سربرگ گردهمایی
- انتشار متن مجموعه سخنرانی‌ها و یا فایل‌های حاوی مطالب
- آماده‌سازی کارتهای شناسایی برای مدعوین و شرکت‌کنندگان در گردهمایی
- تهیه فایل صوتی و تصویری از گردهمایی
- مسئول مستندسازی و ارزیابی با وظایف:
- تهیه و تنظیم فرمهای ارزیابی گردهمایی
- توزیع و جمع آوری فرمهای تهیه و توزیع شده در گردهمایی
- جمع بندی و تهیه گزارش ارزیابی گردهمایی
- مستندسازی گردهمایی
- طراحی و ایجاد وب‌سایت گردهمایی
4ـ3: دبیر اجرائی گردهمایی
مدیر کل منابع انسانی و امور اداری به عنوان دبیر اجرایی گردهمایی عهده‌دار وظایف ذیل خواهد بود:
- تشکیل جلسات مستمر با اعضای کمیته اجرایی گردهمایی جهت اجرای مصوبات شورای برنامه‌ریزی
- انجام هرگونه مکاتبات با واحدها، و ارسال دعوتنامه‌ها
- انجام مذاکرات با مدیران بخش‌های مختلف ستادی برای جلب همکاری آنها در برگزاری گردهمایی
- آماده‌سازی فراخوان گردهمایی
- تنظیم جزئیات برنامه اجرایی گردهمایی (جدول زمانی و روزها و ساعات برگزاری)
- پیشنهاد نحوه‌ی تشویق دست‌اندرکاران برگزاری گردهمایی
- تعیین ترکیب و اعضای کمیته اجرایی گردهمایی به شرح مندرج در بند 1ـ4ـ3
- انجام هماهنگی‌های لازم بین مسئولان اجرایی گردهمایی و شورای برنامه‌ریزی
- برگزاری گردهمایی بر اساس مشخصات عمومی گردهمایی (ماده 5) در حدود وظایف
- تهیه چک لیست برای کلیه‌ی بخش‌های اجرایی گردهمایی
1ـ4ـ3: کمیته اجرایی گردهمایی
این کمیته متشکل از سایر عوامل اجرایی گردهمایی بوده که از بین اعضای دفتر مرکزی و یا واحد میزبان توسط دبیر اجرایی گردهمایی و با هماهنگی شورای برنامه‌ریزی انتخاب و با حکم دبیر اجرائی گردهمایی منصوب می‌شوند. این مسئولان در مجموع کمیته اجرایی گردهمایی را تشکیل داده و ترکیب و شرح وظایف آنها عبارت است از:
- · مسئول تبلیغات و روابط عمومی با وظایف:
- تهیه و طراحی پلاکارد، بنر و تراکت جهت نصب در محل برگزاری گردهمایی
- اعلام آدرس پستی و الکترونیکی و شماره تلفن گردهمایی
- هماهنگی با ایسنا و روابط عمومی در هنگام برگزاری گردهمایی برای پوشش خبری از گردهمایی
- · مسئول تدارکات با وظایف:
- پیگیری و انجام امور مربوط به تغذیه و پذیرایی شرکت کنندگان
- پیگیری و انجام امور مربوط به اسکان شرکت‌کنندگان در گردهمایی
- پیگیری و انجام امور مربوط به ایاب و ذهاب شرکت‌کنندگان در گردهمایی
- پیگیری و تهیه‌ی بلیت هواپیما یا قطار یا اجاره اتوبوس برای شرکت‌کنندگان
- انجام خریدهای لازم از قبیل هدایا، ملزومات (خودکار، پوشه و ...)، قاب و لوح تقدیر و سایر موارد
- · مسئول تشریفات با وظایف:
- استقبال از شرکت‌کنندگان در گردهمایی در مبادی ورودی شهر و راهنمایی آنها به محل مورد نظر
- راهنمایی شرکت‌کنندگان و پاسخگویی به آنها حین برگزاری گردهمایی
- استقرار و اسکان شرکت کنندگان در محل‌های تعیین شده
- اجرای برنامه‌های جنبی گردهمایی (تفریحی، رفاهی و یا بازدید از اماکن)
- انجام هماهنگی‌های لازم درخصوص محل برگزاری جلسات (از لحاظ فنی، صوتی، تصویری، آماده‌سازی صحنه و دکور و ...)
- انتخاب مجری گردهمایی و قاری قرآن
- هماهنگی در خصوص پخش سرود جمهوری اسلامی، سرود جهاد یا نماهنگ در برگزاری گردهمایی
- هماهنگی با مسئولان حراست در خصوص حفظ نظم و امنیت گردهمایی و یا جلوگیری از ورود افراد غیرمسئول
- تعیین و تنظیم محل پارک خودروهای شرکت‌کنندگان در گردهمایی
- استقبال و ثبت‌نام از شرکت‌کنندگان در گردهمایی در بدو ورود به محل برگزاری جلسات و دادن کارتهای شناسایی و بسته حاوی برنامه گردهمایی به آنان
ماده 4: روند اجرائی
1ـ4: درخواست برگزاری گردهمایی آتی، در هر گردهمایی، از طرف هریک از واحدها، پژوهشگاه‌ها، پژوهشکده‌ها، سازمان‌ها، مراکز و پارک‌های تابعه ارائه شده و در شورای برنامه‌ریزی تصمیم‌گیری خواهد شد.
2ـ4: شورای برنامه‌ریزی درخواست‌ها را از نظر تنظیم سیاست‌های کلی، توان اجرایی، فضا و ... بررسی می‌نماید.
3ـ4: بعد از تایید نهایی، موضوع به دبیران اجرایی و علمی ابلاغ می‌گردد تا مطابق وظایف فوق اقدام نمایند.
4ـ4: از زمان تایید گردهمایی تا دو هفته بعد از برگزاری آن، دبیران اجرایی و علمی گردهمایی موظف به برگزاری منظم جلسات هماهنگی با حضور اعضای کمیته‌های ذیربط و ارسال یک نسخه از صورت‌جلسات به شورای برنامه‌ریزی می‌باشند.
5ـ4: دبیر علمی گردهمایی موظف است حداکثر یک ماه پس از پایان گردهمایی مستندات ذیل را به شورای برنامه‌ریزی گردهمایی ارائه نماید:
- گزارش کامل ارزیابی گردهمایی حاوی نقاط ضعف و قوت آن و ارائه راهکارهای پیشنهادی جهت بهبود آن در آینده در حدود شرح وظایف
- گزارش کامل امور انجام شده قبل و بعد از گردهمایی
- کتابچه و لوح فشرده محتوای گردهمایی
6ـ4: دبیر اجرایی گردهمایی موظف است حداکثر یک ماه پس از پایان گردهمایی مستندات ذیل را به شورای برنامه‌ریزی گردهمایی ارائه نماید.
- گزارش کامل نحوه برگزاری گردهمایی حاوی نقاط ضعف و قوت آن و ارائه راهکارهای پیشنهادی جهت بهبود آن در آینده در حدود شرح وظایف
- برنامه زمان‌بندی و اجرا شده گردهمایی
- گزارشی از هزینه‌های برگزاری گردهمایی
ماده 5: مشخصات عمومی گردهمایی
مهم‌ترین مشخصاتی که باید در کلیه گردهمایی‌ها تعیین شده باشند در ذیل درج شده است؛
- گزارش مختصری از گردهمایی برگزار شده قبلی
- نام و مشخصات سخنرانان مدعو
- تعیین تعداد و چگونگی برگزاری کارگروه‌های مختلف گردهمایی
- جدول کامل زمان‌بندی برنامه و اجرایی گردهمایی شامل:
- زمان برگزاری
- تعداد روزهای برگزاری گردهمایی
- برنامه کامل چگونگی انجام نظرسنجی از شرکت‌کنندگان و ارزیابی گردهمایی
- جدول برگزاری گردهمایی (با ذکر زمان و ساعت دقیق کلیه رویدادها)
- محل برگزاری گردهمایی
- چگونگی ارائه سخنرانی
- چگونگی ارائه خدمات به شرکت‌کنندگان ازقبیل اسکان، پذیرایی، غذا و ایاب و ذهاب در داخل شهر و محل برگزاری گردهمایی
- بودجه تفصیلی مورد نیاز
- تجهیزات و امکانات مورد نیاز در محل برگزاری گردهمایی
- تعیین واحد میزبان نوع و میزان همکاری
- برنامه‌های جنبی گردهمایی
- سخنرانان پیشنهادی مراسم افتتاحیه و اختتامیه
- هدایا و جوایز اهدایی به سخنرانان
ماده 6: مواردی که در این دستورالعمل پیش‌بینی نشده پس از تصویب در شورای برنامه‌ریزی قابل اجراست.
این دستورالعمل در تاریخ 21/12/1393 به تصویب شورای حوزه‌ی معاونت پشتیبانی و مدیریت منابع رسیده و از آن تاریخ لازم‌الاجرا است.