مقررات و دستورالعمل تنظیم و ارسال اخبار
[1] به استحضار می رساند، به منظور ارتقاء سطح کیفی اخبار ارسالی واحدها به سامانه اداره کل روابط عمومی و دستیابی به ادبیات و قالب مشترک همکاری در این حوزه همچنین، تعیین معیارهای عمومی درج اخبار در سایت و ماهنامه پیام جهاد به پیوست مقررات و دستورالعمل تنظیم و ارسال اخبار ایفاد می گردد.
مستدعی است، رؤسای محترم مجموعه های این نهاد ضمن ابلاغ این دستورالعمل به روابط عمومی های خود در ارتقاء آن حوزه ما رایاری نمایند.
مقدمه
یکی از وظایف روابط عمومی ها تولید خبر است که از دیدگاه خاص خود به تولید و انتشار خبر می‌نگرند، روال کار آن ها را سیاست های سازمان متبوع تعیین می کند.
خبرنگار روابط عمومی موظف است ضمن اطلاع و آگاهی از علم تهیه و نگارش خبر، از سیاست خبری و تشکیلات اداری سازمان متبوع خود اطلاعات کافی و لازم داشته باشد تا بتواند وظیفه اطلاع رسانی صحیح را به بهترین شکل انجام دهد.
خبری که از طریق وسایل ارتباط جمعی به اطلاع عموم می رسد باید «درست»، «روشن» و «جامع» باشد.
مفاهیم اساسی:
خبر:
خبر، گزارشی از واقعیت هاست ولی هر واقعیتی را نمی‌توان خبر نامید، خبر الزاما رویدادهای جاری (تازه) نیست و ممکن است واقعه ای که سال ها قبل رخ داده با نمایان شدن اطلاعات تازه ارزش خبری پیدا کند. گاهی خبر رویدادی است که قرار است اتفاق بیفتد، اما هنوز رخ نداده است.
ارزش های خبری:
هر خبری دارای ارزش های خبری یا معیارهایی است که می تواند برای مخاطبان مهم جلوه نماید. به عبارت دیگر هر رویدادی می تواند دارای یک یا چند ارزش باشد که به آن ها ارزش خبری می گویند. ارزش های خبری باعث می شوند که یک رویداد یا اتفاق به یک خبر تبدیل شود.
ارزش های خبری به خبر قدر، منزلت و اهمیت می دهد، ارزش های خبری عبارتند از:
1) فراگیری یا دربرگیرندگی
هر رویدادی که جمعی وسیعی از مردم را در بر گیرد و به عبارت دیگر به جمع فراوانی از مردم مربوط و بر آن ها تأثیرگذار باشد از شاخص فراگیری برخوردار است.
2) شهرت
همیشه افراد، نهادها، گروه هایی که دارای شهرت هستند مورد توجه قرار می گیرند و می توانند ارزش و جایگاه ویژه ای را در بین خبرها به خود اختصاص دهند.
3) تضاد و اختلاف
همواره خبرهایی که در برگیرنده تضاد، درگیری، کشمکش، اختلاف بین انسان ها، گروه ها و سازمان ها هستند مورد توجه قرار می گیرند.
4) غیرعادی بودن و شگفتی
حوادث شگفت انگیز و غیرعادی که به صورت استثنایی رخ می دهد می تواند توجه و نظر مخاطبان و مردم را به خود جلب کند.
5) فراوانی در میزان، تعداد و مقدار
هر حادثه یا رویدادی که در بر گیرنده ارقام و تعداد بالا، یا برخوردار از مقادیر قابل توجهی از مقدار و میزان باشد می تواند نظر مردم را به خود جلب کند.
6) تازگی و جدید بودن
تازه و جدید بودن اخبار(دست اول بودن) و توجه به زمان انتشار خبر موجب توجه مخاطبان می شود.
7) نزدیک بودن و مجاورت با خبر
مجاورت و نزدیک بودن مکانی، فضایی و معنایی افراد با اخبار و رویدادها موجب مهم واقع شدن خبر برای عده ای که در آن محدوده جغرافیایی یا معنایی و فضایی قرار دارند می گردد.
عناصر خبری:
اخبار و گزارش های خبری باید برخوردار از عناصری باشد که به آن ها عناصر خبری می گویند. اخباری که در برگیرنده عناصر ششگانه خبری نیستند به لحاظ محتوا و غنای خبری و نگارش ناقص بوده و برخوردار از کاستی های ساختاری اند.
ارزش های خبری به اخبار شکل می دهند و عناصر خبری اخبار را به نمایش می گذارند. هر اندازه عناصر خبری کامل تر باشد خبر از نظر اطلاعاتی که باید به مخاطب بدهد جذاب تر خواهد بود.
عناصر خبری عبارتند از:
1) چه(چه چیزی): بیان این که چه چیزی رخ داده است. «چه» مهمترین عنصر خبری است که ماهیت رویداد را مشخص می کند.
2) چه کسی: منظور بیان خالق یا ایجاد کننده رویداد است. یعنی چه کسانی موجب حادث شدن اتفاق یا رویداد و خبر شده اند.
3) کجا: یعنی رویداد یا خبر در چه محلی اتفاق افتاده و ایجاد شده است. منظور از «کجا» در واقع محل وقوع رویداد و توجه به عنصر مکان است.
4) کی(چه موقع): رویداد در چه زمانی اتفاق افتاده است. منظور از «کی» در واقع زمان وقوع رویداد و توجه به عنصر زمانی خبر است.
5) چرا: عنصر تحلیلی خبر است این عنصر علت وقوع و هدف و انگیزه اصلی تهیه خبر و رویداد با حادثه را بیان می کند.
6) چگونه (چطور): عنصر تشریحی و توصیفی خبر است. این عنصر نحوه و مکانیزم وقوع خبر یا رویداد و مراحل و فرآیند حاکم بر آن خبر را برای مخاطب بیان می کند.
مثال:
دکتر طیبی خبر داد:
آمادگی جهاد دانشگاهی برای ایجاد 5 مجتمع بزرگ تولید حرفه ای فناوری
رییس جهاد دانشگاهی در نشست خبری سی و پنجمین سالگرد تاسیس جهاد دانشگاهی گفت: در حال حاضر فناوری‌هایی که در جهاد دانشگاهی تولید می‌شود تنها بخشی از نیازهای کشور را تامین می‌کند ولی با ایجاد این مجتمع‌ها ضمن پاسخگویی به نیازهای داخلی قادر خواهیم بود تا این فناوری‌ها را در قالب برند به بازارهای جهانی عرضه کنیم.
به گزارش روابط عمومی جهاددانشگاهی، دکتر حمیدرضا طیبی در نشست خبری سی و پنجمین سالگرد تاسیس جهاد دانشگاهی که صبح امروز (12مرداد) در دفتر مرکزی این نهاد برگزار شد، ضمن ارایه گزارشی از عملکرد این نهاد، افزود: زمینه‌های فعالیت این مجتمع‌ها در حوزه‌های الکترونیک و الکترومکانیک، شیمی، پتروشیمی و آگرو شیمی، فناوری‌های دارویی، کشاورزی و آب شیرین‌کن‌ها و تجهیزات مدرن آبیاری است.
رییس جهاد دانشگاهی با بیان این که 20 درصد منابع اعتباری این نهاد از طریق بودجه‌های دولتی تأمین می‌شود، خاطرنشان کرد: ما در تلاش هستیم که کمبود اعتبارات خود را در قالب امضای قراردادهای صنعتی تامین کنیم.
طیبی با اشاره به فعالیت های انجام شده در حوزه پژوهش و فناوری، خاطرنشان کرد: تا کنون هزار و 260 طرح اجرا شده که 829 طرح را دفتر مرکزی جهاد دانشگاهی اجرا کرده است.
وی با بیان این که 480 طرح از بودجه‌های واحدهای جهاد دانشگاهی تامین شده، گفت: در سال 93 از تعداد 650 طرح کارفرمایی تعداد 550 طرح عقد قرار داد شده است.
طیبی حجم مالی پروژه‌های کارفرمایی این نهاد را 187 میلیارد تومان دانست و یادآور شد: تا کنون 16 ثبت اختراع و شش ثبت ژن از سوی محققان این نهاد انجام شده است ضمن آن که هزار و 540 مقاله در مجلات و کنفرانس‌های داخلی و بین‌المللی عرضه شده است.
گفتنی است، طرح ایجاد 5 مجتمع بزرگ تولید حرفه ای فناوری از پیشنهادهای رئیس جهاددانشگاهی است که طی بازدید رییس جمهور از دستاوردهای این نهاد مطرح شده بود.
نکات راهنما جهت تهیه و تنظیم خبر در روابط عمومی:
1) اطلاعات به شکل دقیق، گویا و صحیح برای مخاطبان بیان شود.
2) مسائل مهم و حساس بیان شود.
3) مخاطب شناسی کرده و همواره خود را به جای مخاطب قرار دهید.
4) قبل از تهیه خبر نسبت به کسب اطلاع از موضوع و افزایش میزان آگاهی از ابعاد مختلف پدیده یا واقعه کوشش کنید.
5) اهداف مورد نظر خود در خبر رسانی از قبیل نتایج ارتباطی، تعیین نوع پیام، انتخاب کانال ارتباطی و ... را به دقت مورد نظر قرار دهید.
6) با زبان سوم شخص و با تکیه بر زبان گذشته بنویسید به طوری که احساس بی طرف بودن شما به مخاطب القاء شود.
7) بر روی موضوع و عناصر خبری تکیه کنید و هرگز وحدت موضوعی خبر را فراموش نکنید.
8) ارزش های خبری را مد نظر قرار داده و به بهترین شکل ممکن از آن ها بهره ببرید.
9) چارچوب کلی خبر را به صورت مرحله ای بیان کنید و صرفا به زوایا یا عناصر خاصی از خبر تکیه نکنید.
10) تا حد ممکن به شیوه هرم وارونه بنویسید.
11) ترجیحا با لیدهای متکی بر عنصر «چه چیزی» شروع کنید.
12) با بیان نقل قول های مستند، اعتبار و اعتماد خبرها را بیفزایید و روحی جذاب و زنده به خبرها بدهید.
13) به اصل خبر بپردازید و از تعریف و تمجید، تبلیغ یا نفی اتفاق و رویداد پرهیز کنید.
14) منابع خبری را ذکر کنید.
15) از بیان مطالب حاشیه ای و مطالب جزیی و بی ارزش پرهیز کنید.
16) چنانچه در خبر مجبور شدید لید را با «چه کسی» آغاز کنید، سمت و عنوان شخص را بر نام و نام خانوادگی او ترجیح دهید.
17) مهمترین عناصر خبری از جمله چه چیزی، چه کسی و کجا را در پاراگراف اول خبر و تحت قالب لید خبر بیان کنید.
18) گویا، رسا، مختصر، ساده و روان بنویسید و به غنای خبر بیندیشید.
19) جمله بندی مناسب و پرهیز از اطناب در جمله نویسی را رعایت کنید. بهترین حالت بهره گرفتن از حداکثر 15 تا 17 واژه در یک جمله است.
20) از پاراگراف های کوتاه استفاده کنید و هر پاراگراف را به موضوعی خاص اختصاص دهید. بهتر آن است که هر پاراگراف بیشتر از 6 تا 8 خط نباشد.
21) دانش خویش در حوزه شناخت ساختار و دستور زبان فارسی را تقویت کنید.
22) مطالعه کردن و خواندن، مقدمه نوشتن است. برای خوب نوشتن باید خوب مطالعه کرد.
23) رعایت اصول عدد نویسی در خبر (بهتر است ارقام زیاد را به صورت حروفی بنویسید مانند 2 میلیون و 300 و 50 هزار نفر).
24) از بیان و به کارگیری کلمات و اصطلاحات محاوره ای در نوشته ها پرهیز کنید.
25) سرعت در تهیه، تنظیم و انتشار اخبار را هرگز فراموش نکنید.
26) غلط های املایی و انشایی آفت خبر است. مواظب این گونه خطاها باشید.
27) اصول اخلاقی و حرفه ای را رعایت کنید و در چارچوب های قانونی و اخلاقی بنویسید.
28) از بیان و کاربرد کلمات تخصصی در تنظیم خبر برای مطبوعات تا حد ممکن اجتناب کنید.
29) در بیان و نوشته ها اغراق نکنید.
30) از نوشتن القاب خانم، آقا، محترم و جناب قبل از نام افراد پرهیز کنید.
31) از نوشتن القاب فرمودند و ایشان جز برای رهبری و ریاست جمهوری پرهیز کنید.
32) از نوشتن صفاتی همچون اولین بار، نخستین بار و ... در صورت نداشتن مستندات خودداری کنید.
33) از پیشینه نویسی و سابقه نویسی به عنوان تاکتیک خبری استفاده نمایید.
34) اصول علامت گذاری در خبر مانند نقطه، نقطه ویرگول و ... را رعایت کنید.
35) اصول نگارش و تفاوت های میان گزارش، خبر، مصاحبه و ... را رعایت کنید.
36) استفاده و ارسال عکس متناسب و مرتبط با خبر (کیفیت 1200 در 800 پیکسل یا حجم بیش از 700 کیلوبایت) به اعتبار خبر می افزاید.
مقررات:
1- صحت و سقم اخبار ارسالی بر عهده روابط عمومی(رابط خبری) واحد است.
2- اداره کل روابط عمومی فرض بر این دارد که اخبار ارسالی مورد تأیید مسئولان ذیربط در آن واحد قرار گرفته است.
3- با توجه به این که اخبار تحت بستر اینترنت ارسال می شود و به دلایل مختلف از جمله سرعت اینترنت امکان نرسیدن و یا ناقص رسیدن وجود دارد فلذا، پیگیری تا حصول نتیجه برعهده رابط خبری آن واحد می باشد.
4- تشخیص درج اخبار ارسالی در سایت و ماهنامه پیام جهاد برعهده اداره کل روابط عمومی است که آن را براساس سیاست ها، محدودیت ها و مصلحت های درون سازمان و برون سازمان انجام می دهد.
5- اخبار بین المللی، ملی، اکتشاف، اختراع، قرارداد، تفاهم نامه، دستاورد و توانمندی، فعالیت های خلاقانه، بازدید مقامات عالی رتبه کشوری و مسئولان ارشد جهاددانشگاهی از مجموعه های این نهاد از اولویت های رسانه ای این اداره کل برای درج خبر در سایت و ماهنامه و انتشار آن است.
6- از مهمترین ملاک های درج خبر در سایت و ماهنامه و ارزیابی رابطین خبری واحدها رعایت نکات نگارشی و تنظیم خبر می باشد که در 36 بند به آن اشاره شده است.
7- روابط عمومی واحدها(رابطین خبری) باید اصل سرعت ارسال خبر برای انتشار را مد نظر قرار دهند. در غیر اینصورت اخباری که از تاریخ رویداد آن؛ زمان زیادی گذشته باشد کار نخواهد شد.
8- رابطین خبری موظف هستند که حضور مسئولان ارشد، رئیس و معاونان جهاددانشگاهی و مسئولان کشوری در آن واحد و مجموعه را از طریق تماس تلفنی به اداره رسانه این اداره کل اعلام و پیگیر ارسال و انعکاس اخبار آن باشند، بدیهی است در صورت تداخل با ایام تعطیل؛ خبر این مهم در اولین فرصت در قالب گزارش ارسال گردد.
9- ضرورت دارد در تمامی اخبار جمله «به گزارش روابط عمومی...» بعد از لید به طور کامل ذکر شود.
10- سعی شود توازن در تهیه و ارسال اخبار از حوزه های مختلف (فرهنگی، آموزشی، پژوهشی، تجاری سازی و ...) رعایت شود.
11- روابط عمومی ها و رابطان خبری واحدها باید توجه داشته باشند که در ارسال اخبار، اخباری را که از ایسنای استان دریافت می کنند با رویکرد روابط عمومی ویرایش کرده و سپس نسبت به ارسال آن اقدام کنند، زیرا دیدگاه روابط عمومی هر سازمانی با توجه به منافع، مصالح و سیاست های آن سازمان شکل می گیرد.
12- تمامی اخبار می بایست همراه عکس با کیفیت مرتبط با خبر و به همراه زیر نویس مربوطه ارسال شود.
13- جمع آوری اخبار هر ماه برای درج در ماهنامه پیام جهاد در پایان ماه انجام می شود(برای مثال اخبار ارسالی در تیرماه، 31/4 جمع آوری می شود) و ماهنامه چنانچه به دلایلی همچون طراحی، نبود کاغذ، چاپخانه و ... به تأخیر نیفتد، ماهنامه انتهای ماه بعد(مردادماه) توزیع می شود. فلذا اخبار مربوط به تیرماه چنانچه مردادماه ارسال شود به هیچ عنوان در ماهنامه کار نخواهد شد.
14- از آنجایی که ماهنامه پیام جهاد قبل از چاپ به رؤیت و تأیید ریاست محترم این نهاد می رسد فلذا هر گونه حذف یا اضافه اخبار در آن مرحله از اختیارات رئیس جهاددانشگاهی است.
[1]- طی شماره 10901/94/ص مورخ 28/6/1394 از سوی اداره کل روابط عمومی ابلاغ شد.