شرح وظایف کارشناس دبیرخانه و بایگانی

تعداد بازدید:۲۰۸۸۱

اصول و شرح وظایف پست های سازمانی جهاد دانشگاهی (معاونت پشتیبانی و امور مجلس)

عنوان واحد سازمانی : اداره دبیرخانه و بایگانی

کد واحد سازمانی : 4-1-6

عنوان پست سازمانی : کارشناس دبیرخانه و بایگانی

شماره پست: (61402)

  1. نظارت و راهنمائی بایگانها و انجام اقدامات لازم جهت تقلیل پرونده های جدید و خارج کردن پرونده های راکد که از جریان خارج شده با کسب اجازه از مقام مسئول
  2. دراختیار قرادادن پرونده ها برحسب احتیاجات اداری به مقامات مسئول و مراقبت در برگشت پرونده ها، شمارش اوراق پرونده ، لاک و مهر نمودن آنها در صورت لزوم
  3. پیگیری و همکاری و مشارکت جهت طراحی و پیاده سازی سیستم نرم افزاری دبیرخانه و بایگانی
  4. انجام اقدامات لازم جهت حفظ و نگهداری پرونده ها در مقابل آفات، رطوبت،‌ حرارت،‌ نور، آتش سوزی و غیره
  5. استفاده از فن آوری نوین اطلاعات درانجام امور بایگانی به منظور افزایش بهره وری کار
  6. تهیه گزارشهای لازم از عملکرد حوزه کاری و ارائه به مقام مسئول
  7. نگهداری از نامه هایی که تاریخ پیگیری و اقدام آنها تعیین‌شده و ارسال به‌ موقع آنها را برای واحدهای اقدام‌کننده
  8. پیگیری دریافت سوابق مکاتبات و نگهداری آنها در پرونده های مربوطه
  9. پیگیری استانداردسازی و یکپارچه‌سازی امور بایگانی و دبیرخانه در دیگر معاونت‌ها و واحدهای جهاد دانشگاهی 
  10. همکاری و مشارت در بررسی اولیه اسناد و مدارک و مکاتبات و پیگیری ارجاع آن به واحدها و مسئولین مربوطه در چارچوب مقررات
  11. انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

شرایط احراز

حداقل سابقه کاری: براساس دستورالعمل تعیین نوع پست سازمانی،‌ شرایط احراز مشاغل و نحوه محاسبه تجربه مفید

مهارت ها و توانمندی های تخصصی مورد نیاز:

آشنایی با رایانه، مهارتهای ICDL، مهارتهای امور اداری و دفتری، نامه نگاری، ثبت و بایگانی اسناد و مدارک، طبقه بندی و کدینگ اسناد، مهارت های گزارش نویسی و گزارش دهی

رشته های تحصیلی مرتبط: