شرح وظایف کمک کارشناس دبیرخانه و بایگانی

اصول و شرح وظایف پست های سازمانی جهاد دانشگاهی (معاونت پشتیبانی و امور مجلس)

عنوان واحد سازمانی : اداره دبیرخانه و بایگانی

کد واحد سازمانی : 4-1-6

عنوان پست سازمانی : کمک کارشناس دبیرخانه و بایگانی

شماره پست: (61404) تا (61406)

1. همکاری در دریافت، ثبت و شماره‌گذاری کلیه نامه‌ها، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و ..... صادره  و وارده
2. بررسی نامه ها، اوراق، پرونده‌ها و سایر مکاتبات ورودی و خروجی از/ به حوزه محل خدمت
3. ثبت خلاصه مشخصات، موضوع، شماره و جریان نامه‌های وارده و صادره در دفاتر و سیستم های مربوطه
4. تهیه و آماده سازی سوابق نامه ها و گزارشات درخواست شده با دستور مقام مافوق
5. پیگیری تکثیر، توزیع و ابلاغ بخشنامه های صادره به واحدهای مربوطه
6. همکاری در ارسال نامه های صادره از جهاد به سازمانها و افراد مربوطه
7. بایگانی کلیه نامه‌ها، اسناد و مکاتبات صادره و وارده از دفترمرکزی
8. ایجاد بانک اطلاعات مربوط به افراد سازمانهای مرتبط و به روزرسانی مستمرآن
9. تهیه گزارش های مقطعی از گردش مکاتبات و ارائه آن به مقام مافوق
10. انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

شرایط احراز

حداقل سابقه کاری: براساس دستورالعمل تعیین نوع پست سازمانی،‌ شرایط احراز مشاغل و نحوه محاسبه تجربه مفید

مهارت ها و توانمندی های تخصصی مورد نیاز:

آشنایی با رایانه، مهارتهای ICDL، مهارتهای امور اداری و دفتری، ثبت و بایگانی اسناد و مدارک، طبقه بندی و کدینگ اسناد، مهارت های گزارش نویسی و گزارش دهی

رشته های تحصیلی مرتبط: