شرح وظایف متصدی امور دفتری

اصول و شرح وظایف پست های سازمانی جهاد دانشگاهی (معاونت پشتیبانی و امور مجلس)

عنوان واحد سازمانی : اداره دبیرخانه و بایگانی

کد واحد سازمانی : 4-1-6

عنوان پست سازمانی : متصدی امور دفتری

شماره پست: (61407)

1. تایپ کلیه نامه ها و گزارشات ارجاعی از جانب مقام مافوق
2. مقابله پیش‌نویس نامه‌های تهیه شده با متن ارائه شده
3. پاسخگویی به مراجعات حضوری و تلفنی
4. بازبینی و تصحیح مطالب تایپ شده
5. طبقه بندی، ثبت و نگهداری فایل های رایانه ای و تهیه نسخ پشتیبان از آنها
6. بررسی نامه ها، اوراق، پرونده‌ها و سایر مکاتبات ورودی و خروجی از/ به حوزه محل خدمت
7. ثبت خلاصه مشخصات، موضوع، شماره و جریان نامه‌های وارده و صادره در دفاتر و سیستم های مربوطه
8. انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی پرونده‌ها، اوراق، نامه ها و گزارشات وسایر اسناد و مدارک واحد مربوطه در محل‌های مخصوص
9. بازبینی و کنترل ضمائم نامه‌های وارده و صادره
10. تهیه مدارک، مستندات و گزارش های لازم حسب دستور مقام مافوق
11. تفکیک و توزیع نامه‌ها و گزارشات و سایر مکاتبات بین افراد واحد مربوطه و پیگیری‌ آنها
12. اطلاع رسانی و تنظیم وقایع، رویدادها، جلسات، نشست ها، سمینارها و امثالهم با هماهنگی مقامات مافوق
13. انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

شرایط احراز

حداقل سابقه کاری: براساس دستورالعمل تعیین نوع پست سازمانی،‌ شرایط احراز مشاغل و نحوه محاسبه تجربه مفید

مهارت ها و توانمندی های تخصصی مورد نیاز:

آشنایی با رایانه و اینترنت و مهارتهای ICDL، امور اداری و دفتری، تسلط به تایپ و نامه نگاری به زبانهای فارسی و انگلیسی

رشته های تحصیلی مرتبط: