شرح وظایف مدیر اداره دبیرخانه و بایگانی

اصول و شرح وظایف پست های سازمانی جهاد دانشگاهی (معاونت پشتیبانی و امور مجلس)

عنوان واحد سازمانی : اداره دبیرخانه و بایگانی

کد واحد سازمانی : 4-1-6

عنوان پست سازمانی : مدیر اداره دبیرخانه و بایگانی

شماره پست: (61401)

1. مدیریت دریافت، ثبت و شماره‌گذاری کلیه نامه‌ها، مکاتبات، دستورالعمل ها، بخشنامه ها و ..... صادره و وارده بصورت سازمان یافته و استاندارد
2. نظارت بر تفکیک و توزیع و ارسال نامه‌ها، بخشنامه‌ها و غیره حسب ارجاعات و ضوابط اداری
3. پیگیری و تعقیب مکاتبات از / به جهاد تا حصول نتیجه نهایی با هماهنگی مسئولین و واحدهای مربوطه
4. پیگیری ارسال پرونده ها و مستندات درخواست شده از/به واحدهای مربوط
5. نظارت بر حفظ و نگهداری کلیه نامه‌ها، پرونده‌ها، بخشنامه ها و سوابق مطابق مقررات و اصول بایگانی
6. کنترل و نظارت بر عملکرد متصدیان امور دفتری و بایگانی در مجموعه جهاد
7. ساماندهی سیستم شماره‌گذاری، ثبت، کدینگ و بایگانی کلیه مدارک و مستندات و مکاتبات
8. کنترل و نظارت بر حفظ محرمانگی مدارک،‌اسناد و اطلاعات طبقه بندی شده در مجموعه جهاد
9. ساماندهی بایگانی جاری،‌راکد و معدوم نمودن سوابق پس از پایان دوره نگهداری طبق ضوابط
10. همکاری و هماهنگی امور دبیرخانه‌ای با دفاتر معاونین و دیگر واحدهای داخلی و خارجی جهاد دانشگاهی
11. همکاری و مشارکت در استانداردسازی و یکپارچه‌سازی امور بایگانی و دبیرخانه در دیگر معاونت‌ها و واحدهای جهاد دانشگاهی 
12. همکاری و مشارکت در بهره گیری از سیستم های مکانیزه و اتوماسیون اداری در مجموعه جهاد دانشگاهی
13. انجام دستور لازم جهت تکثیر، توزیع و ابلاغ بخشنامه های صادره
14. بررسی اولیه اسناد و مدارک و مکاتبات و ارجاع آن به واحدها و مسئولین مربوطه در چارچوب مقررات
15. تدوین دستورالعمل ها و روش های اجرایی حوزه دبیرخانه و بایگانی متناسب با فعالیتهای جهاد
16. هماهنگی با مراجع مربوطه (‌اداره پست، دبیرخانه های سایر سازمانها و ...)‌در جهت تحویل به موقع و مناسب مرسولات پستی
17. انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

شرایط احراز

حداقل سابقه کاری: براساس دستورالعمل تعیین نوع پست سازمانی،‌ شرایط احراز مشاغل و نحوه محاسبه تجربه مفید

مهارت ها و توانمندی های تخصصی مورد نیاز:

آشنایی با زبان انگلیسی، آشنایی با رایانه و اینترنت، آشنایی با امور دبیرخانه و بایگانی، آشنایی با اصول ثبت و مستند سازی

رشته های تحصیلی مرتبط: