شرح وظایف دفتر رییس جهاددانشگاهی
- دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی مربوط به حوزه ریاست
- تنظیم برنامه‌های روزانه ریاست جهاددانشگاهی
- تنظیم برنامه‌های ملاقات و سفرها و بازدیدهای ریاست جهاددانشگاهی
- تهیه پیش‌نویس و تایپ کلیه نامه‌ها، مستندات، بخشنامه‌ها و آیین‌نامه‌های موردنیاز ریاست جهاددانشگاهی
- پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط به حوزه ریاست
- برنامه‌ریزی برگزاری جلسات با افراد حقیقی و حقوقی داخلی و خارجی حوزه ریاست
- جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز ریاست جهاددانشگاهی
- تهیه گزارشات موردی حسب نیاز ریاست جهاددانشگاهی
- همکاری و هماهنگی درخصوص تلفیق و تلخیص گزارشات و مستندات مختلف و ترجمه متون داخلی و خارجی با همکاری واحد های ذیربط
- همکاری و هماهنگی درخصوص اخذ نظرات ریاست جهاد به جهت تهیه احکام و انتصابات در مجموعه جهاددانشگاهی
- پیگیری و هماهنگی امور اداری و کارگزینی معاونین و روسای واحدها و انعکاس آن به مقامات و مسئولین مربوطه
- مدیریت امور دبیرخانه محرمانه و اسناد طبقه‌بندی شده حوزه ریاست
- بررسی و پیگیری نظرات و پیشنهادات مدیران و پرسنل جهاددانشگاهی و انعکاس آن به مقامات و مسئولین مربوطه
- اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط در زمان مناسب و کیفیت مطلوب به ریاست جهاددانشگاهی
- بررسی دستور جلسات کمیسیون‌های ذیربط جهاد به لحاظ جمع‌آوری مدارک و سوابق مربوط با همکاری واحدها و مسئولان ذیربط
- هماهنگی با واحدهای ذیربط در تهیه و تنظیم پیام های ریاست جهاد دانشگاهی جهت همایش ها، هم اندیشی ها و سایر مناسبت ها
- پشتیبانی تصمیم و تصمیم‌سازی و ارائه خدمات کارشناسی و مشاوره‌ای به ریاست جهاد در زمینه امور سیاسی، امنیتی، امور بین‌الملل و ....
- ایجاد و هدایت جریان اطلاعات مدیریت از سوی کلیه مدیران ارشد مجموعه به سوی ریاست جهاد
- نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
- ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
- مدیریت و ایجاد هماهنگی و انجام امور پشتیبانی مشاورین ریاست جهاد و برنامه‌ریزی و ساماندهی جهت دریافت نظرات و پیشنهادات آنها و ارائه به ریاست جهاد
- برقراری ارتباط و تعامل مستمر با مشاورین حقیقی و حقوقی جهاددانشگاهی در چارچوب وظایف محوله
- ارائه خدمات اداری و دفتری موردنیاز به مشاورین در چارچوب وظایف محوله به ایشان
- همکاری و مشارکت با مشاورین به جهت جمع‌آوری اطلاعات و برقراری ارتباطات کاری و سازمانی و سایر امور ارجاعی به ایشانپیگیری امور اداری، مالی و قراردادی مشاوران
- انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق